Giải pháp quản lý nhóm cần biết

Giải pháp quản lý nhóm cần biết

Chọn một hệ thống quản lý nhóm chắc chắn không phải là đi bộ trong công viên. Với rất nhiều tùy chọn và quá nhiều yếu tố, bạn có thể cảm thấy bối rối với các lựa chọn.

Hơn nữa, với số lượng ngày càng tăng của các nhóm làm việc tại nhà, phần mềm cũng sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý một nhóm từ xa.

May mắn thay, chúng tôi đã tổng hợp một số tính năng chính mà bạn nên tìm kiếm khi đưa ra quyết định của mình. Một trong số này sẽ là phần mở rộng của các tính năng bạn đã có, nhưng một số khác có thể là một số tính năng mà bạn thậm chí chưa từng xem xét trước đây.

Vì vậy, hãy tắt Netflix và tập trung – nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và hiệu quả về lâu dài.

Giao tiếp

Dù bạn đang quản lý loại nhóm nào, giao tiếp sẽ là trọng tâm hàng ngày của bạn. Cho dù đó là cuộc họp phòng ban, tin nhắn nhanh hay hội nghị truyền hình, mọi nhiệm vụ bạn thực hiện luôn cần đến giao tiếp, vì vậy khi bạn chọn giải pháp quản lý nhóm, hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả các công cụ giao tiếp bạn cần và hơn thế nữa .

Hãy nhớ sử dụng các công cụ giao tiếp của bạn một cách khôn ngoan. Hướng dẫn công cụ quản lý dự án của bạn và sử dụng ứng dụng nhắn tin và hạn chế những câu chuyện không phù hợp.

Sử dụng cuộc họp thông minh

Một phần hiển nhiên trong giao tiếp nội bộ của bạn là các cuộc họp và với phần mềm quản lý nhóm phù hợp, bạn có thể làm cho chúng hoạt động hiệu quả và không bị căng thẳng.

Chuẩn bị là chìa khóa cho các cuộc họp của bạn. Khi bạn đang chọn một giải pháp quản lý nhóm, hãy tìm một giải pháp có tài liệu được chia sẻ để bạn có thể lưu giữ hồ sơ hoạt động của tất cả các cuộc họp của mình để mọi người dễ dàng tham khảo lại. Bạn cũng có thể muốn giới hạn quyền truy cập vào tài liệu của mình để ngăn không cho bất kỳ ai thực hiện bất kỳ thay đổi nào do nhầm lẫn, vì vậy hãy kiểm tra xem phần mềm của bạn có quyền truy cập hay không.

Cập nhật lịch

Một yếu tố khác quan trọng là thời gian của các cuộc họp. Điều này đặc biệt quan trọng khi quản lý một nhóm từ xa, nơi bạn không thể dễ dàng nhìn thấy mọi người và kiểm tra tính khả dụng của họ.

Do đó, việc lựa chọn một giải pháp quản lý nhóm luôn phải liên quan đến việc phân tích lịch làm việc cẩn thận. Các công cụ quản lý nhóm tốt nhất sẽ cho phép bạn có nhiều lịch để bạn có thể tổ chức phòng ban, các dự án cụ thể, toàn bộ công ty của mình hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn cần tuân theo. Thêm những người đăng ký thích hợp vào từng lịch của bạn và đảm bảo rằng bạn có thể thấy sự sẵn sàng của mọi người để không làm họ ngạc nhiên với tình huống khó xử của các cam kết chồng chéo.

Giải pháp quản lý dự án

Lịch cũng sẽ phát huy tác dụng khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ của nhóm. Liên kết lịch của bạn với công cụ quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt để có cái nhìn rõ ràng về lịch làm việc của mọi người.

Trong công cụ quản lý dự án của mình, bạn có thể giao nhiệm vụ cho nhóm của mình và theo dõi tiến độ công việc. Thêm người dùng vào từng dự án với tư cách là người đăng ký và họ sẽ nhận được thông báo khi thực hiện các thay đổi.

Với một nơi cho tất cả các tài liệu cần thiết và thông tin liên lạc theo dự án cụ thể, khả năng quản lý dự án sẽ cao trong danh sách phần mềm quản lý nhóm của bạn.

Giải pháp quản lý nhóm cần biết 2

Theo dõi thời gian cho một nhóm được sắp xếp hợp lý

Bằng cách theo dõi thời gian thực hiện của mỗi nhiệm vụ, bạn có thể làm cho việc quản lý dự án của mình chính xác hơn. Theo dõi thời gian thường được kết hợp với quản lý vi mô, nhưng nếu được sử dụng đúng cách, nó có thể là một công cụ tuyệt vời để quản lý nhóm.

Thứ nhất, nếu bạn có các quy trình lặp lại, việc chọn giải pháp quản lý nhóm với theo dõi thời gian sẽ cho phép bạn hiểu sâu sắc về mức độ hiệu quả mà nhóm của bạn có thể làm việc. Bạn có thể lên kế hoạch cho các dự án trước với thời gian cụ thể gắn với từng nhiệm vụ.

Một lĩnh vực khác mà tính năng theo dõi thời gian hoạt động thực sự hiệu quả là khi quản lý một nhóm dịch giả tự do từ xa. Yêu cầu họ bấm giờ làm việc và bạn có thể dễ dàng kiểm tra hóa đơn của họ vào cuối tháng.

Biến phần mềm quản lý nhóm của bạn thành trợ lý của bạn

Bây giờ bạn đã tổ chức nhóm của mình, đã đến lúc tổ chức chính bạn.

Với rất nhiều việc phải làm trong ngày, bạn không nên lo lắng về những công việc nhỏ, lặp đi lặp lại. Sử dụng tự động hóa, bạn có thể bớt căng thẳng khi phải ghi nhớ hàng trăm nhiệm vụ nhỏ và giúp phần mềm của bạn thực hiện công việc một cách hợp lý.

Công cụ quản lý dự án lý tưởng của bạn phải được tích hợp tự động hóa để bạn có thể tự động phân phối nhiệm vụ giữa các nhóm của mình, gửi trả lời tự động cho khách hàng và tự động phê duyệt thời gian nghỉ.

Sử dụng phần mềm quản lý nhóm của bạn để trở nên nhanh nhẹn

Các phương pháp Agile không chỉ là từ thông dụng mới nhất. Sau khi trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày đối với các nhóm công nghệ, giờ đây chúng là cách tiếp cận được lựa chọn cho tất cả các loại hình kinh doanh. Khi bạn chọn giải pháp quản lý nhóm, hãy kiểm tra xem phần mềm có cho phép bạn sử dụng các phương pháp nhanh hay không, vì nếu bạn không sử dụng chúng ngay bây giờ, bạn có thể bắt đầu trong tương lai.

Một trong những hình dung nhanh nhẹn phổ biến nhất là bảng Kanban khiêm tốn. Thường được hiển thị dưới dạng ghi chú dán trên tường, nhiều sản phẩm hiện có cung cấp các phiên bản kỹ thuật số năng động, dễ sử dụng. Đây là một ý tưởng quản lý nhóm làm việc tuyệt vời mà mọi người có thể thấy ngay lập tức. Và nhiệm vụ của bạn sẽ không thổi bay bức tường bằng một cơn gió. 

Đừng quên trách nhiệm nhân sự của bạn

Tuy nhiên, nó không phải là tất cả về nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn. Quản lý nhóm làm việc cũng bao gồm cả phía quản trị viên và tính năng nhân sự mạnh mẽ là một bổ sung đáng hoan nghênh cho kho ứng dụng của bạn.

Rất nhiều phần mềm chỉ tập trung vào mặt quản lý dự án và nhiệm vụ mà bỏ qua các quy trình nhân sự như phê duyệt kỳ nghỉ, danh bạ nhân viên trực tuyến, toàn bộ mạng nội bộ… Bạn thực sự có thể tổ chức nhóm của mình lại với nhau bằng một quy trình giới thiệu cho phép những người mới tuyển dụng của bạn bắt kịp tốc độ nhanh nhất có thể.

Giải pháp quản lý nhóm miễn phí

Như bạn đã tìm hiểu ngay bây giờ, có rất nhiều tính năng bạn có thể tính đến khi chọn giải pháp quản lý nhóm. Hầu hết các công cụ quản lý dự án, nhân sự và truyền thông ngoài kia đều chọn chuyên về một lĩnh vực, điều này hạn chế khả năng của bạn và buộc bạn phải sử dụng các quy trình và tích hợp vụng về để liên kết chúng.

Mặt khác, rất nhiều công cụ kết hợp tất cả các tính năng của bạn lại với nhau đều có chất lượng kém hoặc đi kèm với mức giá quá cao.

Tuy nhiên, vẫn tồn tại các tùy chọn sẽ cung cấp cho bạn một công cụ quản lý nhóm toàn diện mà không làm tiêu hao ngân sách của bạn. Bitrix24 là một tùy chọn mạnh mẽ nghiêm túc kiểm tra tất cả các hộp và hoàn toàn miễn phí, vì vậy hãy bắt đầu ngay hôm nay!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *