Những điều cần biết về Kanban

Những điều cần biết về Kanban

Kanban là một công cụ quản lý dự án phổ biến. Nó giúp người dùng hình dung quy trình làm việc, phân tách một quy trình lớn thành các phần nhỏ hơn để dễ xử lý hơn, làm rõ các lộ trình và theo dõi tiến trình thực hiện của chúng. Bảng được sử dụng rộng rãi trong công nghệ thông tin, kỹ thuật, chăm sóc sức khỏe, xuất bản, sản xuất và nhiều lĩnh vực hoạt động khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng trả lời câu hỏi “Kanban là gì?”, phân tích ưu điểm và nhược điểm của nó, so sánh các loại công cụ và cách sử dụng.

Lịch sử tóm tắt của Kanban

Bảng công việc Kanban đầu tiên được phát minh bởi Taichi Ohno, một kỹ sư của Toyota, vào những năm 1940 . Ông nhận thấy rằng các siêu thị bắt đầu bổ sung hàng dự trữ của họ không phải khi họ hết hàng hoàn toàn mà khi họ sắp hết hàng. Điều này đã tạo cảm hứng cho Taichi tạo ra “Kanban” – thuật ngữ này dịch từ tiếng Nhật là “thẻ trực quan”.

Các thẻ được giới thiệu về dây chuyền lắp ráp của Toyota, nơi chúng đại diện cho các bộ phận cụ thể của xe. Khi một công nhân thấy đồng nghiệp của họ rút ra một trong những thẻ cuối cùng còn lại của một loại cụ thể, họ vội vàng bổ sung số hàng của phần mà thẻ này biểu thị. Đề án thực sự trực quan và có tính trực quan cao. Nó đã giúp đẩy nhanh chu kỳ phát triển và giảm lượng chất thải.

Vào thế kỷ 20, thuật ngữ “Kanban” thường dùng để chỉ một bảng vật lý với các tờ giấy dính nhiều màu được gắn trên đó. Mỗi màu tương ứng với một loại nhiệm vụ cụ thể.

Vào đầu thế kỷ 21, chuyên gia Agile và nhà tư vấn công nghệ David J. Anderson đã giới thiệu cách tiếp cận này đối với công nghệ thông tin, phát triển phần mềm và quản lý dự án. Ông đã xuất bản một cuốn sách có tên Kanban: Thay đổi thành công cho công việc kinh doanh công nghệ của bạn, cuốn sách sau này được dùng làm điểm tham chiếu cho tất cả những người ủng hộ khái niệm này.

Cách sử dụng Kanban

Một Kanban điển hình bao gồm 5 thành phần:

  1. Cột: Bảng có nhiều cột, mỗi cột đề cập đến một giai đoạn cụ thể của quy trình làm việc. Thông thường, các cột chứa giai đoạn “Việc cần làm” và “Đã hoàn thành”. Các thành viên trong nhóm có thể thêm thẻ vào mỗi cột.
  2. Các tín hiệu trực quan: Trong hầu hết các trường hợp, những tín hiệu này là các đoạn văn bản. Chúng càng ngắn gọn càng tốt. Các thành viên trong nhóm sẽ có thể nắm bắt ngay bản chất của mỗi thẻ ngay từ cái nhìn đầu tiên.
  3. Giới hạn công việc đang tiến hành: Bạn có thể giới hạn số lượng thẻ tối đa có thể được thêm vào mỗi cột. Điều này sẽ ngăn chặn sự lộn xộn và giúp bạn thiết lập các ưu tiên phù hợp. Tuy nhiên, đôi khi có thể khó xác định giới hạn hợp lý cho từng dự án.
  4. Cam kết: Nếu nhiệm vụ chưa sẵn sàng nhưng vẫn đang được thực hiện, bạn đánh dấu nó bằng một thẻ tương ứng.
  5. Hoàn thành: Khi nhiệm vụ được hoàn thành, bạn đánh dấu nó là đã hoàn thành.

Cấu trúc của một bảng Kanban rất trực quan. Sau khi bạn đưa nó vào quy trình làm việc của mình, nhóm của bạn sẽ chỉ mất vài giờ để tìm ra cách hoạt động của nó. Các nhà phát triển xây dựng các công cụ này làm cho chúng trở nên hấp dẫn về mặt hình ảnh và thân thiện với người dùng, đó là lý do tại sao các bảng này đang trở nên phổ biến hơn ngay cả trong các ngành không kết nối trực tiếp với công nghệ.

Khi bạn mở bảng lần đầu tiên, nhiệm vụ của bạn sẽ bao gồm việc thêm các cột vào đó. Ví dụ:

  • Đang thực hiện
  • Hoàn thành
  • Tạm ngưng

Sau đó, bạn thêm thẻ vào mỗi cột. Mặc dù nhiều người có thể sử dụng bảng đồng thời, nhưng ban đầu chỉ nên có một thành viên trong nhóm tổ chức thông tin. Sau đó, hãy tìm hiểu cách di chuyển thẻ từ cột này sang cột khác – bằng cách kéo và thả chúng theo cách thủ công hoặc bằng cách tự động hóa quy trình. Cuối cùng, giải thích cho đồng nghiệp của bạn cách hệ thống hoạt động.

Các loại bảng Kanban

Công cụ này có sẵn ở 2 định dạng: Online và Offline. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng bảng Kanban vật lý – nhưng chúng tôi không nói về loại này trong bài viết. Các công ty khởi nghiệp, công ty công nghệ và các tổ chức nhỏ có xu hướng sử dụng phiên bản web. Các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp bảo thủ thường gắn bó với phiên bản offline.

Những ưu điểm chính của bảng Kanban offline là:

  • Làm việc ngoại tuyến. Bạn sẽ không phụ thuộc vào kết nối Internet của mình.
  • Nhiều lựa chọn và dễ thay đổi. Theo quy luật, người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh các chương trình máy tính để bàn theo nhu cầu của họ hơn là các chương trình dựa trên web.
  • Bảo vệ. Khi bạn bị ngắt kết nối khỏi internet, phần mềm bạn sử dụng có ít điểm truy cập hơn. Điều này có nghĩa là tin tặc sẽ ít có khả năng can thiệp vào nó hơn.

Đối tác dựa trên web có thể cung cấp cho người dùng các đặc quyền sau:

  • Mô hình đăng ký. Khi mua một chương trình dành cho máy tính để bàn, bạn cần phải trả tiền đầy đủ cho giấy phép của nó. Nếu bạn chọn đăng ký, bạn sẽ có thể chọn giữa các biểu giá khác nhau, sẽ tiết kiệm chi phí hơn.
  • Không cần cài đặt. Ứng dụng dựa trên web sẽ không chiếm bất kỳ dung lượng nào trong bộ nhớ máy tính của bạn. Bạn sẽ tránh được quá trình cài đặt và cấu hình kéo dài. Ngoài ra, các giải pháp dựa trên web thường không yêu cầu đào tạo người dùng.
  • Cập nhật thời gian thực. Khi một số thành viên trong nhóm đang làm việc với bảng Kanban đồng thời từ các vị trí khác nhau, họ không cần phải đồng bộ hóa. Tất cả dữ liệu bạn thêm vào đó đều có thể truy cập được ngay lập tức cho tất cả các đồng nghiệp của bạn.

Sự lựa chọn giữa 2 loại này phụ thuộc vào thói quen và sở thích của mỗi người. Tuy nhiên, sự phổ biến của các giải pháp web đang tăng đều đặn trong những năm gần đây. Vì vậy, ngay cả khi bạn thích phiên bản dành cho máy tính để bàn, một ngày nào đó đối tác, nhà thầu hoặc khách hàng của bạn có thể yêu cầu phiên bản dựa trên web.

Các nguyên tắc cơ bản của Kanban

Phương pháp Kanban dựa trên một triết lý bao gồm các quy tắc và thực hành sau:

  • Không ép buộc thay đổi và mọi thứ nên diễn ra một cách tự nhiên. Sử dụng bảng để phản ánh những thay đổi đang xảy ra.
  • Tránh những biến động, quá trình chuyển đổi phải diễn ra suôn sẻ và không triệt để. Các nhóm trở nên hiệu quả hơn khi làm việc trong một môi trường không căng thẳng, sự thay đổi đột ngột sẽ tạo ra những phản kháng có hại cho sự tiến bộ.
  • Khuyến khích sự hợp tác, mỗi thành viên trong nhóm cần nhận thức rõ ràng vai trò của họ trong nhóm và phạm vi trách nhiệm của họ. Khi ai đó có thắc mắc hoặc gặp khó khăn, họ cần biết xin lời khuyên từ đâu.
  • Chào mừng ban lãnh đạo, một bảng Kanban hoàn toàn tương thích với khái niệm phân quyền. Mọi thành viên trong nhóm đều có quyền phát biểu ý kiến ​​và đưa ra ý tưởng của mình. Không có quyền lực tập trung của một nhà lãnh đạo duy nhất.
  • Xây dựng chính sách của bạn một cách rõ ràng nhất có thể và chia sẻ chúng.
  • Hình dung ra quy trình làm việc càng nhiều, càng rõ ràng thì càng tốt.
  • Cài đặt giới hạn. Các giới hạn không kìm hãm nhân viên – thay vào đó, chúng kích thích họ hoàn thành công việc đúng hạn.
  • Thường xuyên quan sát công việc và giải quyết kịp thời các nút thắt.
  • Xem lại tiến trình của bạn, thu thập phản hồi và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn cho phù hợp.
  • Hãy cởi mở với các thử nghiệm và đổi mới vì chúng mở ra cánh cửa để cải tiến.

Khi bạn đọc những nguyên tắc này lần đầu tiên, chúng có vẻ hơi lạc lõng với thực tế. Nhưng ngay khi bạn hiểu cách thực hiện chúng, bạn sẽ nhận ra giá trị thực tiễn vượt trội của chúng.

Cách triển khai bảng Kanban thành Agile và Scrum

Các nguyên tắc của Kanban và Agile bổ sung cho nhau rất tốt:

  • Trong khi cái trước tập trung vào cải tiến liên tục, cái sau tập trung vào việc lặp lại liên tục.
  • Điều này giúp nhóm loại bỏ các hoạt động không cần thiết, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
  • Cả 2 đều được thiết kế để áp dụng cho các chu kỳ làm việc ngắn.
  • Cả 2 đều thúc đẩy giao tiếp và hợp tác liên tục.

Sự khác biệt chính bao gồm thực tế là Kanban không cho phép phát triển lặp đi lặp lại, đây là một trong những nguyên tắc cốt lõi của Agile. Thêm vào đó, phương pháp trước đề xuất chạy các bài kiểm tra đảm bảo chất lượng ở từng giai đoạn của dự án, trong khi phương pháp sau chỉ cho phép thực hiện kiểm tra ở giai đoạn cuối cùng.

Scrum chỉ là một triển khai cụ thể của Agile, nó vẫn có những tính năng đặc trưng riêng. Scrum là lặp đi lặp lại, trong khi Kanban là trực quan. Bên cạnh đó, Agile xác định trước vai trò và trách nhiệm, trong khi cái Scrum thì không. Điều hợp nhất giữa cả hai là tập trung vào việc giảm lãng phí và đẩy nhanh tiến độ. Cách tốt nhất để triển khai các nguyên tắc Kanban cho Scrum là điều chỉnh lãnh đạo theo nhu cầu của một nhóm và sản phẩm cụ thể.

Các yếu tố chính của bảng Kanban

bảng kanban

Ưu và nhược điểm của Kanban

Bây giờ, chúng ta hãy tổng hợp những ưu điểm lớn nhất của công cụ này:

  1. Toàn diện: Các nhân viên có thể tiếp cận 24/7, bất kể vị trí của họ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm ở xa và cho những cá nhân thích làm việc tại nhà vào thời gian khác thường (ngoài giờ hành chính hoặc các ngày cuối tuần). Nếu một ý tưởng xuất sắc đến với bạn vào thời điểm ít mong đợi nhất, bạn có thể ngay lập tức thêm nó vào bảng Kanban.
  2. Định nghĩa bài văn: Công cụ này không chỉ cho phép bạn hình dung ra quy trình làm việc mà còn cung cấp tất cả thông tin cơ bản cần thiết, giúp bạn tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi khẩn cấp. Ai phụ trách từng giai đoạn cụ thể? Các chỉ số kinh tế mong muốn của dự án là gì? Người ta có thể tìm tài liệu hỗ trợ ở đâu? Bảng Kanban hiển thị cho bạn tất cả các chi tiết và liên kết cần thiết.
  3. Thông báo hoạt động: Người quản lý không cần phải gắn cờ các dự án bị chậm tiến độ theo cách thủ công, hệ thống sẽ tự động làm điều đó. Ngoài ra, nó sẽ gửi thông báo cho các thành viên trong nhóm về các nhiệm vụ mà họ cần chú ý.
  4. Nếu bạn cần phân tích năng suất và thành tích của mình trong quá khứ, bạn có thể kiểm tra các đối tượng đã lưu trước đó. Nó cho phép các nhóm học hỏi từ kinh nghiệm của chính họ. Thêm vào đó, nó cho phép nhân viên mới làm quen với thói quen làm việc của tổ chức.
  5. Sự riêng tư: Chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào bảng Kanban của bạn. Không có bên thứ ba nào có thể xem nó trừ khi bạn mời họ.

Những hạn chế của công cụ này không quá nhiều:

  1. Thiếu sự tương tác cá nhân: Một số chuyên gia tin rằng công việc từ xa được thực hiện thông qua một bảng Kanban nên được bổ sung bằng các cuộc họp trực tiếp hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng tại văn phòng. Các cuộc họp ngoại tuyến đặc biệt quan trọng khi xử lý các dự án có yêu cầu cao hơn.
  2. Không bắt buộc ưu tiên: Khi làm việc với bảng Kanban vật lý, bạn đính kèm thẻ trực tiếp vào bảng đó. Vì bề mặt của bảng bị hạn chế, bạn có xu hướng dán vào những thẻ có mức độ ưu tiên cao nhất. Sử dụng một bảng trực tuyến, bạn có thể thêm số lượng thẻ không giới hạn vào đó, điều này có thể dẫn đến tình trạng lộn xộn. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải dạy cho mỗi thành viên trong nhóm sử dụng các giới hạn trong tiến độ công việc.

Ngoài ra, một bảng Kanban sẽ chỉ giúp bạn giải quyết các nhiệm vụ mang tính chiến thuật, thực hành. Đây có lẽ không phải là một nhược điểm mà là một đặc thù. Bạn không thể sử dụng công cụ này để quản lý chiến lược.

Kết luận

Hy vọng rằng bây giờ bạn đã biết câu trả lời cho câu hỏi “Bảng Kanban là gì và tôi có thể sử dụng nó như thế nào?”. Khi bạn thêm công cụ này vào quy trình làm việc của mình, tất cả các đồng nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng làm quen với nó. Nhưng trước tiên, bạn cần thảo luận xem liệu bạn có thực sự cần phát minh tiện dụng này hay không và bạn sẽ được lợi như thế nào từ nó. Vì bảng Kanban là một công cụ linh hoạt và đa năng, nó rất có thể sẽ giúp bạn tối đa hóa năng suất, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và cuối cùng là tăng doanh thu của bạn.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *